Assetto Organizzativo, Amministrativo e Contabile Adeguato: quando lo è??
Il D.Lgs. 14/2019, “Codice della crisi d’impresa e dell’insolvenza” all’art. 375 ha introdotto una modifica al Codice civile, prevedendo l’aggiunta del comma 2 all’art. 2086 c.c. che dispone, a partire dal 16 marzo 2019 e con validità per tutte le società, quanto segue:
“L’imprenditore, che operi in forma societaria o collettiva, ha il dovere di istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa, anche in funzione della rilevazione tempestiva della crisi d’impresa e della perdita della continuità aziendale, nonché di attivarsi senza indugio per l’adozione e l’attuazione di uno degli strumenti previsti dall’ordinamento per il superamento della crisi e il recupero della continuità aziendale”.
Per tutte le società l’obbligo di adeguamento è già operativo ma manca sia una definizione giuridica di “assetti organizzativi, amministrativi e contabili”, che una precisa indicazione di quando possano considerarsi “adeguati”. Nonostante ciò, per una loro verifica sotto il profilo operativo, possiamo fare riferimento alla scienza aziendalistica ed alla pratica professionale. In particolare, nel documento “Norme di comportamento del collegio sindacale”, si rinvengono le seguenti definizioni:
- Assetto organizzativo: “il complesso delle direttive e delle procedure stabilite per garantire che il potere decisionale sia assegnato ed effettivamente esercitato ad un appropriato livello di competenza e responsabilità”
- Assetto amministrativo: “l’insieme delle procedure dirette a garantire l’ordinato svolgimento delle attività aziendali e delle singole fasi nelle quali le stesse si articolano”
- Assetto contabile: “il sistema di rilevazione (contabile) dei fatti di gestione”
Ma andiamo con ordine e mettiamo in campo la nostra esperienza.
1 – Assetto Organizzativo
L’assetto di una organizzazione è rappresentato dall’insieme di responsabilità, regole e criteri di controllo che servono per “governare” l’azienda.
Governare l’azienda significa fare in modo che vada nella direzione giusta, nel rispetto degli obiettivi definiti ottimizzando il più possibile le risorse impegnate.
Gli obiettivi dipendono dalle strategie e dalle risorse disponibili.
Da qui potremmo definire come assetto organizzativo adeguato “l’insieme delle regole, responsabilità e controlli finalizzati al raggiungimento degli obiettivi”.
L’adeguatezza, come conseguenza logica sarà soddisfatta se l’assetto organizzativo è bilanciato con gli obiettivi e questi sono perseguibili.
Definire un adeguato assetto organizzativo significa costruire la “macchina” più adatta al “viaggio” che dobbiamo fare.
Il primo passo consiste nel definire il “viaggio”, ovvero il perché vogliamo fare quelle cose e perché dobbiamo farle in un certo modo.
Una volta chiariti gli obiettivi (chi siamo, cosa vendiamo, perché acquistare da noi) è necessario stabilire come facciamo a farlo, la struttura organizzativa, la “macchina”.
Il terzo passo è il controllo, il “cruscotto” necessario per vedere se la direzione che stiamo seguendo è giusta.
(Per approfondire l’argomento potete leggere il contributo di Alberto Mari, ben più autorevole di me in materia di organizzazione aziendale, cliccando qui).
“Misura ciò che è misurabile e rendi misurabile ciò che non lo è” (cit. Galileo Galilei”)
2 – Assetto Amministrativo
L’assetto amministrativo e contabile si ritiene adeguato se permette “la completa, tempestiva e attendibile rilevazione contabile e rappresentazione dei fatti di gestione, la produzione di informazioni valide e utili per le scelte di gestione e la produzione di dati attendibili per la formazione del bilancio d’esercizio” (CNDCEC, Febbraio 2018).
Il bilancio è fondamentale per 3 motivi:
- è disponibile, viene già predisposto per ottemperare ad obblighi fiscali
- è completo, contiene una sintesi di tutte le attività svolte nell’arco di un dato periodo
- è verificato, i dati di bilancio sono precisi e validati da una meticolosa attività di registrazioni contabili.
Per contro ha anche una serie di limiti tra i quali:
- È difficile da leggere. Il bilancio è concepito e redatto per finalità fiscali. I prospetti di Conto Economico e Stato Patrimoniale contengono molti dettagli informativi che hanno poca rilevanza sul piano gestionale. I costi sono suddivisi in decine di voci molto simili tra loro con l’effetto di complicare il quadro informativo. Il rischio è trovarsi davanti tante pagliuzze che fanno perdere di vista la trave.
- Arriva in ritardo nelle mani dell’imprenditore. Le tempistiche e le esigenze fiscali sono differenti da quelle necessarie alle scelte di gestione aziendale. Ad esempio, il deposito del bilancio 2019 deve avvenire entro il 31 maggio 2020. In quel periodo la testa dell’imprenditore è totalmente proiettata in avanti. I suoi pensieri sono focalizzati sulle consegne dei prossimi mesi, sulle vendite da chiudere entro l’anno e sugli investimenti da realizzare per mantenersi competitivi.
Da tali limiti nasce la necessità di adottare un adeguato assetto contabile, cioè processi che permettano di ricavare e utilizzare le informazioni dal bilancio che si concretizza nel “sistema di pianificazione e controllo di gestione”
3 – Assetto Contabile
Elemento centrale nella valutazione degli assetti aziendali consiste nell’implementazione di un adeguato ed efficiente sistema di pianificazione e controllo che permetta all’azienda di sviluppare un vantaggio in termini di individuazione preventiva dei rischi ai quali la stessa è esposta e la loro conseguente mitigazione o eliminazione. Sistemi di pianificazione e controllo efficaci sono in grado di individuare i segnali di squilibrio e di attivare tempestivamente le opportune azioni correttive ed eventualmente gli strumenti e le procedure di allerta previste dal Codice della crisi e dell’insolvenza, al fine di evitare situazioni di crisi e di preservare la continuità aziendale.
Pianificazione e controllo di gestione sono, dunque, gli strumenti operativi utili ad evitare la crisi d’impresa.
Il sistema di pianificazione e controllo di gestione rappresenta dunque un sistema direzionale che può assumere una configurazione più o meno ampia e complessa, a seconda della dimensione dell’azienda.
In ogni caso la strada da seguire per impostare un adeguato sistema di pianificazione e controllo passa attraverso 4 fasi:
A – Riclassificazione del Bilancio
Lo scopo della riclassificazione è semplificare i prospetti di Conto Economico e Stato Patrimoniale. I programmi di contabilità sono concepiti per finalità fiscali. Occorre configurare i dati con dei prospetti “ad hoc” che raggruppino ad esempio i costi fissi e variabili. Con un colpo d’occhio si deve poter distinguere le spese correnti, dagli investimenti (ammortamenti e leasing).
B – Analisi comparata
Con i dati di un bilancio annuale si possono analizzare alcuni fattori. Se però gli stessi dati vengono comparati a quelli dell’anno precedente si possono misurare le variazioni. Inoltre, se gli stessi dati vengono confrontati con quelli delle aziende concorrenti si possono effettuare delle comparazioni dei diversi risultati ottenuti grazie a scelte gestionali ed operative differenti. Questo consente di allargare la prospettiva e osservare alcuni fenomeni che rischiano di sfuggire all’occhio di chi è focalizzato sulla gestione quotidiana. È un po’ come vedere la strada dal navigatore. Chi è alla guida deve guardare la strada davanti a sé, ma ogni tanto è necessario conoscere la “rotta” che sta seguendo, per capire dove sta andando l’azienda.
C – Bilancio previsionale, ovvero il budget
La predisposizione di un budget è un’operazione che consente all’imprenditore di visualizzare il bilancio dell’anno successivo. Una adeguata analisi del contesto, sia interno sia esterno all’azienda permette di avere informazioni utili a formulare delle ipotesi previsionali. I ricavi sono la variabile più complessa da stimare, tuttavia si può cominciare facendo l’ipotesi di un esercizio corrente in linea con quello precedente. Dal lato dei costi ce ne saranno alcuni nuovi e altri che non si ripeteranno (manutenzioni straordinarie, leasing in scadenza ecc.). Naturalmente ci sono anche le nuove idee e i nuovi programmi di spesa da inserire. Novembre è il periodo ottimale per fare questa attività progettuale.
D – Analisi degli scostamenti
Se fare il budget equivale a tracciare una rotta, l’analisi degli scostamenti significa misurare le differenze tra quanto ipotizzato e ciò che è realmente successo, per rilevare se la rotta tracciata è quella giusta o servono aggiustamenti in corsa per raggiungere gli obiettivi prefissati.
La pianificazione riguarda il futuro di medio-lungo periodo (attraverso i piani strategici) e di breve periodo (con il budget ed altri preventivi annuali e infra-annuali), mentre il controllo di gestione in senso stretto si riferisce alla misurazione e al monitoraggio dei risultati effettivi della gestione, man mano che questi si manifestano. Questi due sub-sistemi sono necessari e inscindibili. In caso contrario, la piena consapevolezza del “generale andamento della gestione” e della “sua prevedibile evoluzione”, richiesta dalle norme prima citate, sarebbe seriamente compromessa.
Non sempre, specialmente nelle PMI, si dispone internamente delle risorse e delle competenze necessarie per implementare una adeguato assetto organizzativo amministrativo e contabile. In tale contesto diventa determinante la figura del consulente, che deve supportare l’azienda nell’implementazione di un efficiente sistema di pianificazione e controllo.
