Comunicazione Aziendale per le PMI: come organizzarla?

L’importanza della Comunicazione Aziendale per le PMI è uno degli aspetti strategici fondamentali.

La comunicazione in azienda è il processo che permette di veicolare le informazioni relative ai fattori critici di successo della propria impresa e quelli del proprio portafoglio prodotti/servizi, al fine di raggiungere nel modo migliore il maggior numero possibile di potenziali clienti. 

• Perché comunicare?
  
• Cosa comunicare?
  
• A chi comunicare?
  
• Come comunicare?
  
• Come verificare l’efficacia di quanto comunicato?

Comunicazione Aziendale: come devono comunicare le PMI

Non sono un esperto di comunicazione, ma ho imparato a coglierne alcune sfumature pratiche che oggi non possono essere più trascurate nelle aziende. 

Quando parliamo di comunicazione dobbiamo distinguere tra 2 tipologie di comunicazione: 

• comunicazione esterna
• comunicazione interna

Nelle aziende più grandi e strutturate il processo è normalmente gestito da funzioni dedicate e sia le competenze sia gli strumenti sono disponibili. 

Nelle PMI spesso invece non c’è nessuno dedicato alla comunicazione e il processo è gestito in modo informale e destrutturato.

La Comunicazione Esterna per le PMI

Gli strumenti di comunicazione esterna sono tipicamente:

• il sito
• le pagine e i canali social
• i cataloghi
• le brochure

L’obiettivo della comunicazione esterna normalmente è duplice: 

• farsi conoscere
• far conoscere i propri prodotti e servizi

Farsi conoscere
Per “farsi conoscere” è necessario effettuare passaggi precisi: ovvero fare l’analisi del proprio contesto e comprendere i propri fattori critici di successo. 

Ho parlato dei fattori critici di successo in questo articolo:
>> “Organizzazione Aziendale e definizione degli obiettivi d’impresa” <<

Il punto fondamentale per la comunicazione esterna è la coerenza fra quanto emerso durante l’analisi del contesto e quello che si scrive. 

Quanto è chiaro chi sei, che cosa vendi, a chi lo vendi e perché i tuoi clienti dovrebbero sceglierti?

Uno dei limiti tipici delle PMI è quello di fare i siti e la documentazione in autonomia, confondendo gli aspetti tecnologici con quelli di contenuto. 

Prova a domandarti quando guardi un sito quanto chiaramente si capisce chi è l’azienda che stai visitando, cosa vende e perché si differenzia dagli altri. 

È un buon esercizio per sviluppare il tuo sito!

Capire e descrivere le tue caratteristiche distintive ti aiuta molto a comunicare in modo chiaro chi sei al tuo target di riferimento (il tuo cliente), enfatizzando i tuoi pregi. 

La prima cosa da fare, prima di iniziare a scrivere la tua presentazione, è focalizzare bene a chi stai scrivendo. A chi vuoi parlare? Chi è il tuo interlocutore, ovvero il tuo potenziale cliente?

Devi cioè chiarire bene quali sono gli interlocutori che ti interessano, quali sono i loro bisogni e qual è il miglior linguaggio da utilizzare per loro e con loro. 

Soprattutto nelle PMI che svolgono attività per conto terzi non bisogna commettere l’errore di fare una comunicazione pensata per il consumatore finale. 

Riassumendo devi: 

• focalizzare a chi stai scrivendo
• concentrarti sul messaggio che vuoi trasmettere (chi sei e perché scegliere proprio te e non un tuo concorrente: ovvero quali soluzioni e vantaggi proponi?)

Far conoscere i propri prodotti e servizi

La comunicazione dei tuoi prodotti e dei tuoi servizi è poi un altro tema molto ampio: sintetizzando dovresti concentrarti sul “cosa vendi” nel modo più chiaro e semplice possibile.

Un consiglio: è utile partire dagli output forniti o dai risultati che si ottengono con i tuoi prodotti e servizi. Quale problema risolvi? Quali vantaggi garantisci?

A proposito di comunicazione aziendale per le PMI, può esserti utile leggere anche questo articolo:
>> “Come capitalizzare e stimolare la Creatività Aziendale” <<

La Comunicazione Interna per le PMI

Gli strumenti di comunicazione interna sono tipicamente: 

• le comunicazioni
• le bacheche 
• e nei casi più evoluti le intranet

Il lavoro svolto per la presentazione esterna è valido anche per quella interna, magari con una maggiore caratterizzazione dei valori che ti contraddistinguono.

L’obiettivo della comunicazione aziendale interna è quello di fidelizzare i tuoi collaboratori e migliorare il clima organizzativo.

Per la comunicazione aziendale interna, se ci sono sistemi di gestione, di solito è presente un livello di documentazione riguardo al come si fanno le cose. 

Ciò che normalmente non trovo strutturato è il criterio di utilizzo delle mail nelle quali oggi si veicolano la stragrande quantità e qualità delle informazioni.

Le informazioni necessarie a fare le cose
Un altro livello di comunicazione riguarda come girano le informazioni necessarie a fare le cose. 

Qui si apre un mondo che varia in funzione delle dimensioni e del livello di digitalizzazione presente in azienda.

Un consiglio pratico
Un consiglio finale molto pratico e operativo sul tema della comunicazione è il seguente: prova a fare una tabella con incolonnati i seguenti aspetti elencati:

• oggetto della comunicazione
• chi comunica
• a chi
• con quali strumenti
• dove finisce l’informazione

Usala per fare un censimento delle principali informazioni che girano in azienda e alla fine valuta i rischi che corri riguardo alle seguenti domande:

• le persone hanno le informazioni che servono?
• le informazioni sono rintracciabili facilmente anche da chi non le registra?
• in caso di bisogno sono conservate e recuperabili nel tempo?

>> Scopri nel dettaglio il Metodo RiskOne®
per la valutazione dell’adeguato Assetto Organizzativo Aziendale <<