Gestione e Controllo della Produzione Aziendale nelle PMI
Aspetto cruciale dell’organizzazione aziendale è l’analisi di sistemi di procedure, codificati o meno, per le modalità di Gestione e Controllo della Produzione Aziendale.
I tuoi prodotti/servizi vengono bene perché sono bravi “Tizio” o “Caio”, o perché hai reso ripetibili operazioni e controlli?
Uno dei problemi più grandi nelle PMI è questo: la qualità della produzione è in mano all’esperienza. Con tutto il rispetto del mondo per questa, ti dico che non si può non cercare di limitarne l’impatto.
L’esperienza è fondamentale, ma deve essere dell’azienda, non di un singolo individuo.
Nelle aziende con una buona ISO 9001 di solito il rischio è gestito. Sono presenti istruzioni operative, schemi e in generale sistemi che rendono le operazioni più facilmente ripetibili e controllabili.
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Tieni conto che, nell’era della digitalizzazione, sono considerabili istruzioni anche video brevi e veloci realizzati in casa e salvati su canali dedicati.
È conforme all’ISO 9001 ed è probabile che gli operatori ne usufruiscano meglio rispetto a un pezzo di carta.
Altro elemento chiave è come ha lavorato l’ufficio tecnico nei casi di produzioni industriali: più i disegni sono semplici da capire e riportano tutte le informazioni, più sarà facile che non si commettano errori.
Altro elemento fondamentale è la formazione del personale. Bisognerebbe non dipendere esclusivamente da poche persone capaci di fare determinate operazioni.
In sintesi, quindi, ciò che va fatto è verificare bene il sistema di produzione e capire quali e quante regole esistono, come arrivano le informazioni e come le persone sono state formate anche per coprire eventuali ferie o malattie.
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Produzione Aziendale: Difetti e gestione delle non conformità
È inoltre molto rilevante tenere sotto controllo il livello di difettosità della propria produzione, nonché la gestione delle non conformità.
Quello che è importante è che nel calcolo della difettosità produttiva si conteggino sia le non conformità interne, sia i dati dei reclami e dell’assistenza ove applicabile.
La gestione delle non conformità, pratica conosciuta dalle aziende certificate ISO 9001, è una attività che dovrebbe essere attuata da tutti.
Basta non complicarsi la vita!
La non conformità è un problema che devi risolvere: può emergere in accettazione, durante la produzione, ai collaudi finali ma anche durante le attività di ufficio.
Ogni volta che una cosa va diversamente da quanto previsto, andrebbe registrata.
Le fonti sono molte, oltre a quelle sopra elencate: ricordo i dati dell’assistenza, i reclami, i mancati pagamenti, le regalie… tutti ambiti dai quali puoi scovare cose andate “male”.
Il mio consiglio è quello di avere un database unico per le non conformità interne, a fornitori e reclami, perché dai reclami, analizzando le cause, può scaturire che un problema è legato a una difformità interna, se non addirittura del fornitore.
Più il sistema è sensibile e semplice, meglio è!
La non conformità richiede che si gestisca la soluzione, ma non ti complicate la vita!
I dati che vanno registrati devono essere quelli minimi che utilizzi per le analisi.
Un consiglio per i campi del database delle non conformità:
- data
- tipo di non conformità (segnalazione, reclamo, non conformità interna, non conformità fornitore)
- descrizione problema (libera, se serve)
- chi (cliente, fornitore, reparto/funzione)
- codice problema (fondamentale codificare i tipi di problema)
- azione svolta (rottamato, rilavorato, accettato)
- prodotto o servizio interessato
- tempo speso
- costi (non obbligatorio, ma è un campo che il gestore può compilare alla fine)
- cause (idem non obbligatorio ma utile)
- generato da (reparto, funzione; come sopra campo da compilare a cura del gestore)
Per il rilievo non servono moduli complessi. Puoi usare un semplice file Excel o dei format pensati per il reparto interessato con i soli campi che devono compilare e le principali codifiche di problemi che lo interessano.
L’importante è metterle tutte assieme in modo da poterne fare analisi.
Le azioni correttive non vanno fatte per ogni non conformità, ma soltanto in caso di particolari gravità o ripetitività di problemi. In sostanza, vanno fatte laddove occorre riflettere sul perché il problema si è generato e va trovato il modo di rimuovere le cause che lo hanno innescato.
Il Controllo Qualità nelle PMI
Se già la tua azienda ha un sistema qualità basato sulla ISO 9001, puoi anche non leggere questa parte dell’articolo.
In caso contrario, sappi che i controlli dovrebbero essere definiti formalmente, eseguiti da persone capaci, con strumenti adeguati, registrati e resi reperibili nel tempo.
La definizione dei controlli per le aziende che hanno la progettazione deve essere una responsabilità dell’ufficio tecnico e dell’industrializzazione.
Nei casi dei terzisti e in funzione della complessità si dovranno o semplicemente utilizzare disegni/specifiche del cliente o comunque definire con chi ha competenze tecniche i controlli necessari per ottenere quei risultati finali.
I controlli qualità si possono definire:
- in accettazione
- durante la produzione
- con dei collaudi finali
Non esiste una regola valida per tutti. Decidi in funzione della tua situazione, non conformità, presidio dei fornitori, tipo di processo produttivo, ecc.
Le esigenze di misurazione rappresentano le effettive tolleranze che dovremo gestire. Aspetto non sempre banale per stabilire l’accettabilità delle tarature degli strumenti.
Tarare significa “confrontare con valori noti”, quindi un metro si tara.
In funzione delle tolleranze stabilite dovrai scegliere gli strumenti più adatti e verificare periodicamente che misurino correttamente.
Per farlo puoi ricorrere a campioni tarati tipo i blocchetti piano paralleli per le misure delle lunghezze, o far riferimento a laboratori accreditati.
In alcuni casi il tema dei controlli e delle tarature degli strumenti è fondamentale. Pensa, ad esempio, ai prodotti che impattano sulla sicurezza!
Ci sono innumerevoli ambiti dove il controllo e la misura con lo strumento adeguato sono l’unica possibilità di “salvarsi” in casi di responsabilità per danni da prodotti difettosi.
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