L‘Organizzazione Aziendale per Processi è un modo di approcciare e definire l’organizzazione tra i più diffusi.
Deriva da teorie organizzative consolidate ed è stato preso a riferimento dalla ISO 9001 come punto fondamentale.
La definizione in ambito organizzativo è “insieme di attività trasversali a più funzioni che puntano al medesimo obiettivo”.
Il Valore dei Processi nell’Organizzazione Aziendale
I processi sono scatole organizzative che ci permettono di fare ordine nelle attività svolte dalle persone per realizzare in modo efficacie ed efficiente i prodotti/servizi offerti al mercato.
Il passaggio culturale a livello organizzativo è dalla gestione peri compiti a quella per obiettivi.
Facciamo un esempio:
in azienda arrivano pere a posto delle mele ordinate. Nell’approccio funzionale andiamo da chi ha ricevuto la merce e gli chiediamo che è successo, la risposta è che è tutto regolare sono arrivate pere, nei documenti di trasporto risultavano pere e in effetti erano pere.
Allora andiamo dall’ufficio acquisti che ci dice di aver fatto l’ordine per le mele e che lui ha tatto quanto previsto. Insomma, tutti hanno fatto i loro compiti ma il risultato è sbagliato e non si capisce come mai. Nell’approccio per processi ci sarà un processo approvvigionamenti che avrà l’obiettivo di fare in modo che arrivi quello che abbiamo ordinato.
Anche se accadranno lo stesso errori il punto è che ci sarà un responsabile che, avendo la visione di insieme, sarà in grado di interagire e comprendere meglio le cause dei problemi.
Descrivere l’azienda per processi consente di comprendere meglio le sequenze, i passaggi chiave e soprattutto il significato complessivo delle attività rispetto agli obiettivi ai quali concorrono.
La favola di Cappuccetto rosso: in una geniale linea guida per l’approccio per processi viene raccontata la favola di cappuccetto rosso per funzioni.
Ogni personaggio ha le sue attività e alla fine la favola c’è tutta. Ma non si capisce niente. Perché?
Perché ci è stata raccontata per funzioni (i ruoli) mentre nella realtà il racconto si sviluppa come sequenza di attività che vedono interagire i personaggi, ci sono i tempi di azione ed i collegamenti. Quando descriviamo l’organizzazione con l’approccio per processi raccontiamo la favola nel modo giusto!
Come si individuano i processi aziendali
Non esiste un numero giusto o sbagliato, quanti processi delineare in azienda dipende dalla complessità organizzativa, dalla disponibilità di responsabili e dal grado di dettaglio degli obiettivi che stabiliamo.
Si può dire che dal minimo al massimo dei processi che mi è capitato di identificare sono passato da 6 a 25.
Nell’organizzazione aziendale i processi devono contenere le attività principali che generano output e non le singole operazioni per svolgere le attività altrimenti diventa un lavoro complesso e inutile. Per il dettaglio si faranno eventuali istruzioni operative, se si reputano necessarie.
Il numero dipende dalla complessità organizzativa, dai responsabili disponibili, dalle strategie organizzative e dagli obiettivi. È chiaro che il giusto numero per ogni azienda è quello che permette di avere un adeguato controllo organizzativo.
Un aneddoto: ad un corso sul risk management fui chiamato a parlare, appunto dell’approccio per processi, dopo il mio intervento un vecchio imprenditore mi disse “sa che ho finalmente capito questa storia dei processi, io in azienda ho un processo, gestione aziendale, il responsabile sono io e l’obiettivo è fare utili”.
Gli feci un applauso perché la logica era perfetta, aveva capito perfettamente… anche se era evidente che il livello di controllo organizzativo che aveva era un po’ bassino.
Inizio, fine e obiettivo sono tre elementi fondamentali.
Comprendere i confini di un processo ci permette di stabilire quando inizia e quando finisce definendo anche i principali input e gli output che genera.
Ma il punto fondamentale è l’obiettivo, quando analizziamo una organizzazione e individuiamo i vari processi dobbiamo definire gli obiettivi che ognuno deve raggiungere.
Una volta che abbiamo deciso l’elenco dei processi e i loro obiettivi un metodo sempre valido per avere una buona visione di insieme utile alla mappatura successiva è l’analisi delle attività.
Collezionare le attività svolte dalle persone è il primo passo da fare per avere i ’mattoni’ con i quali costruire l’organizzazione: le attività.
Una volta elencate le attività le dobbiamo collegare agli obiettivi e questo ci permetterà di aggregarle per processi. Avremo creato delle schede processi, delle procedure che regolamentano e spiegano il funzionamento aziendale.
>> “Come valutare – chi fa cosa – : identificare e misurare le attività aziendali” <<
Esempi di processi aziendali
Per individuare i processi nell’organizzazione aziendale normalmente conviene partire dalle aree.
Esempi:
- Area commerciale
– Marketing operativo
– Gestione agenti
– Gestione delle connessioni e contatti
– Gestione delle offerte e ordini
– Gestione del budget e reporting - Area acquisti
– Gestione degli approvvigionamenti
– Gestione dei rischi di filiera
– Gestione degli outsourcer - Area tecnica
– Ricerca e sviluppo
– Progettazione
– Industrializzazione
I Processi Aziendali e i Cruscotti Direzionali
Se abbiamo identificato bene i processi e assegnato gli obiettivi, ci rimane da definire gli indicatori per tenerli sotto controllo.
In una buona gestione per processi è consigliabile un cruscotto Direzionale strutturato secondo questa logica.
Se abbiamo definito gli obiettivi sarà sufficiente chiedersi cosa può andare male e la risposta ci indirizzerà sul tipo di indicatore.
Conclusioni
In sostanza, investire del tempo per riflettere sul come riorganizzare per processi l’azienda può essere molto utile per sfruttare al meglio le risorse, concentrarsi sugli obiettivi e responsabilizzare al meglio le persone.
[…] Gestire per processi la propria azienda […]
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