Quanto è utile il Sistema Qualità?
In questo articolo proviamo a ragionare sulla ISO 9001 e sulla valutazione dell’utilità direzionale e organizzativa dei sistemi qualità.
ISO 9001 e Sistema Qualità
La ISO 9001 e la storia dei sistemi qualità è altalenante, ma è indiscutibile la valenza che ha avuto, e che avrà, nella storia delle nostre imprese. Il problema è che troppo spesso la Direzione ne ha una visione burocratica, poco utile a livello organizzativo e scarsamente attrattiva ai suoi occhi come strumento di definizione e controllo degli obiettivi. Lo scopo è andare oltre le certificazioni e pretendere la massima efficacia dei sistemi sviluppati.
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La “interpretabilità” della norma ISO 9001
La norma è chiara e non è affatto vero, come a volte si tende a dire, che “dipende dai valutatori” come si giudicano i vari requisiti. I punti sono chiari, la norma va conosciuta e vanno difese le scelte fatte. Il problema è che spesso in azienda i referenti del sistema di gestione non sono stati formati e reiterano il sistema ereditato sviluppato con impostazioni datate o comunque non ne sfruttano appieno le potenzialità adeguando sempre meglio gli strumenti alle ESIGENZE AZIENDALI.
I principali problemi della attuale revisione e del modello in generale
La norma deve per sua natura essere applicabile a tutte le tipologie di aziende sia per settori che per dimensioni, inoltre viene emessa da Enti che sono rappresentati da svariate Parti Interessate. Questo fa sì che i requisiti debbano essere necessariamente semplici e chiari ma non troppo specifici. La poca specificità rende “aperto” l’approccio favorito inoltre dalla nuova norma che introduce l’approccio per processi. Questo modello è molto potente e adattabile a qualsiasi realtà ma allo stesso tempo richiede visione di insieme e competenze non sempre facilmente riscontrabili nelle funzioni dedicate ai sistemi.
Cosa significa adottare la nuova norma ISO 9001
In sintesi, vuol dire compiere queste 4 azioni fondamentali:
- Definire gli obiettivi
- Analizzare il contesto per individuare i rischi che possono incidere sugli obiettivi
- Individuare e mappare i processi necessari per raggiungere gli obiettivi
- Realizzare un “cruscotto” aziendale che monitori gli indicatori dei processi
Sono tre passi, strategie-struttura-controllo, che la norma mutua dalla più diffuse teorie organizzative e che permettono di disegnare il proprio modello organizzativo.
Come è evidente un tale sistema richiede competenze che spesso nella “qualità” non ci sono ne vengono previste come necessarie. In realtà l’obiettivo a cui bisognerebbe tendere invece è proprio quello di elevare i sistemi di gestione a strumenti direzionali supportati da competenze adeguate.
Devono crescere sia la consapevolezza delle Direzioni sia le competenze degli addetti ai lavori che dovranno andare oltre quelle attuali integrando capacità di dialogo direzionale e di interpretazione degli andamenti economico finanziari.
L’efficacia dei sistemi di gestione per la qualità
Tutte le attività svolte in una azienda, se pure orientate a realizzare prodotti e servizi conformi, devono essere considerate dei driver.
Le attività assorbono risorse e coinvolgono le persone. Questo fatto rende i sistemi organizzativi fondamentali per l’efficienza. Un buon sistema qualità deve scaricare a terra le prassi aziendali per ridurre i rischi di ripetibilità e quelli di continuità e queste prassi riguardano tutti i processi.
Risk9001 Management Check e ISO 9001
Uno degli ultimi strumenti che abbiamo realizzato si basa su 30 anni di esperienza nei sistemi di gestione di cui 20 dedicati ad approfondire temi organizzativi.
Risk9001 Management Check è uno strumento che si posiziona in modo differente dagli audit di certificazione e scandaglia alcuni punti dei sistemi qualità ritenuti più interessanti ed utili per fare attività a valore aggiunto per attrarre l’interesse Direzionale.
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Prevede 23 aspetti suddivisi in 4 ambiti:
1. Utilità direzionale
2. Adeguatezza sistemistica
3. Valenza organizzativa
4. Efficacia operativa
Risk9001 Management Check: l’Utilità Direzionale
Riguarda aspetti che impattano, in sostanza, sul come e quanto il sistema qualità fornisca strumenti utili alla direzione. Il senso è quello di non avere “prospettive” diverse tra ciò che “guarda” la qualità e quello che invece guarda la direzione.
Ad esempio l’analisi del contesto che deve essere uno strumento utile a valutare rischi organizzativi e non altro, l’uso di reporting di indicatori e obiettivi significativi compresi quelli economico-finanziari, riesami stringati e coerenti con obiettivi ed indicatori efficaci, audit che oltre alla conformità verificano gli obiettivi e si concentrano su processi e prodotti/servizi che hanno maggiori problemi o che marginano meno, ecc…
Risk9001 Management Check: l’Adeguatezza Sistemistica
È più “classico” come ambito e riguarda aspetti “formali” mirando però a valutare la capacità del sistema a renderli più snelli possibile, ad esempio il manuale non è più obbligatorio, perché farlo?
Procedure idem, non servono documenti “vecchia maniera” ridondanti e/o pesanti se non è una scelta aziendale.
Risk9001 Management Check: la Valenza Organizzativa
Valuta gli aspetti legati alla norma che impattano sulla struttura organizzativa e quanto questi siano efficaci a livello, appunto, organizzativo.
Ad esempio il grande tema dei processi, di cui scrivo da sempre, purtroppo poco sfruttato, la gestione delle attività negli uffici, il ruolo della qualità, la mappatura delle competenze ed altri aspetti che possono generare moltissimi spunti di miglioramento.
Risk9001 Management Check: l’Efficacia Operativa
Ovvero gli aspetti che riguardano le attività operative appunto, quelle che generano impatti diretti sulla qualità dei prodotti e servizi.
Ad esempio la gestione del rischio ripetibilità produttiva con il tema dei controlli, la formazione, l’innovazione, il presidio delle infrastrutture e soprattutto la gestione delle problematiche (c.d. non conformità) e le azioni di correzione e miglioramento.
Questa prospettiva di valutazione non si sostituisce alla “classica” valutazione della conformità, mira a fotografare quanto è attrattivo un sistema qualità agli occhi della Direzione. Si concentra sul quanto determinati punti siano stati sfruttati al meglio per andare oltre la conformità e si siano spinti sulla efficacia organizzativa.
Oltre alla sintesi, come da immagine sopra riportata, il check per ciascuno degli aspetti permette di definire l’importanza da 1 a 5 ed il giudizio da -3 a + 3, il risultato consente di ottenere dei rating per singolo aspetto evidenziando non solo se questo rappresenta una forza o una debolezza ma anche il grado di priorità da assegnare.
In conclusione
La speranza è che i sistemi di gestione riescano a esprimere sempre meglio il loro valore e la loro capacità di rappresentare la base della organizzazione delle imprese. Il primo passo per la sostenibilità delle imprese è, non a caso, una buona governance e la ISO 9001 può e deve essere la risposta.
