Struttura Organizzativa PMI: qual è quella più adatta?
Stabilire con quale struttura organizzativa affrontare il viaggio che hai immaginato per la tua PMI è il passo fondamentale da fare dopo aver definito gli obiettivi e i valori della tua azienda, ovvero dopo aver chiarito le “strategie”, dove vuoi andare (ne ho parlato approfonditamente in un precedente articolo che puoi leggere cliccando qui).
Trovare la struttura organizzativa più adatta alle caratteristiche della tua azienda, ovvero chiarire i ruoli e definire la “macchina” più adatta al tuo viaggio, ha un peso molto alto.
La struttura organizzativa di una PMI è l’insieme di:
- regole
- responsabilità
- e controlli
Regole, responsabilità e controlli permettono infatti a una azienda di stabilire come deve funzionare.
Definiscono cioè le cose da fare e il modo di farle, assicurandone la ripetibilità e riducendo il più possibile gli errori e gli sprechi di risorse.
L’Organigramma Aziendale nelle PMI
La prima cosa da verificare è quanto siano chiari le responsabilità e i ruoli.
L’organigramma è uno strumento importante per fare chiarezza sui compiti e le gerarchie. L’errore da non fare è quello di pretendere tramite questo strumento di descrivere come funziona l’organizzazione e stabilire con le mansioni tutto quello che va fatto.
Non è il suo mestiere!
L’organigramma, al di là del contenuto di base che non deve contrastare con il livello contrattuale della persona, deve stabilire le macro-attività del ruolo rimandando il dettaglio al sistema delle regole legate ai processi.
Per gestire l’azienda serve definire i processi e le attività che vanno presidiate, ovvero va definito un sistema di gestione che permetta di chiarire “chi fa cosa” e le regole fondamentali per svolgere le attività nel modo migliore possibile.
Il miglior modo per fare l’elenco della spesa delle attività è fare una analisi delle attività.
In sostanza se vuoi sapere cosa fanno le persone durante la loro giornata lavorativa, chiediglielo!
Esistono più modi per fare analisi delle attività, l’obiettivo è collezionare tutte le attività svolte per ripartirle al meglio.
Un consiglio: non scendere a livello di singole operazioni, i compiti troppo dettagliati possono essere un’arma a doppio taglio.
Definisci gli ambiti di attività che ciascuno deve svolgere pensando al risultato di queste attività e all’obiettivo che hanno.
Se servono dettagli, questi saranno parte della struttura organizzativa, sono istruzioni operative che si svilupperanno al bisogno e in base allo stile di gestione che preferisci.
Che intendo dire?
Intendo dire che in azienda i dettagli in base ai quali si debbono svolgere le attività sono i saperi che ne caratterizzano l’essenza.
Questi sono spesso solo in testa alle persone e non contribuiscono al valore complessivo d’impresa.
In base a quante persone si hanno in organico e al proprio stile di direzione potremo decidere di puntare su una impostazione basata sulla formazione e quindi la trasmissione diretta dei saperi oppure sulla formalizzazione sotto forma di istruzioni.
Non c’è una strada migliore, certo la capitalizzazione delle regole con istruzioni, sw, intranet, ecc, valorizzano l’impresa, ma questo vale anche e soprattutto per le competenze disponibili, argomento del quale parleremo ampiamente.
Struttura Organizzativa Aziendale e Modello 231/01
Aspetto molto importante, nell’analisi della propria struttura organizzativa va tenuta in alta considerazione la presenza in azienda di sistemi qualità o modelli 231 (ne ho parlato in modo approfondito in quest’altro articolo: “Modello Organizzativo 231/01: valutarne l’efficacia”).
Il D.Lgs. 231/2001 ha sancito l’introduzione nel nostro ordinamento della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche.
Tale principio, sebbene inizialmente sottovalutato dalla giurisprudenza, ha trovato oggi una consolidata affermazione, accompagnando quasi sistematicamente la commissione di reati da parte di soggetti apicali o dipendenti.
In concreto, il Pubblico Ministero, qualora ravvisi un nesso di causalità tra il reato commesso da un soggetto dell’azienda e l’interesse o il vantaggio dell’azienda stessa, estenderà inevitabilmente le indagini anche alla persona giuridica (l’azienda).
Quindi:
- Hai definito un organigramma?
- Le responsabilità sono chiare ed effettivamente attuate/attuabili?
- Sei consapevoli della differenza tra funzioni e processi?
- Hai modelli 231 o sistemi qualità efficaci?
Se la risposta a queste domande è “no”, parliamone insieme!
