“I Venerdì di NCG”

Mod.4 “Come assicurare la gestione per attività: il piano di controllo organizzativo”

I Venerdì di NCG sono incontri gratuiti con i nostri esperti, nei quali mettiamo a disposizione le nostre esperienze e metodologie. Ciascun modulo prevede poca teoria, esempi concreti di applicazioni svolte nelle aziende e condivisione di strumenti disponibili on line o forniti da noi sempre gratuitamente.

Questo modulo formativo permette di:

“Scoprire un modo nuovo di controllare le attività in azienda”:

• per risparmiare tempi e costi
• per non dimenticare scadenze
• per risalire alle evidenze dei controlli in modo immediato
• per gestire in automatico i controlli organizzativi
• Per decidere le responsabilità di esecuzione
• Per individuare piani di miglioramento

Il modulo formativo serve alle aziende per affrontare un problema legato all’approccio burocratico che ne condiziona da sempre i modelli organizzativi.

Oggi più che mai l’efficienza è un fattore critico si successo, in azienda aumentano sempre di più le attività che richiedono controlli. L’abitudine di fronte ad una nuova imposizione, o semplicemente per assicurarci la ripetibilità delle operazioni,  è quella di stabilire delle regole.

Ma le regole prevedono dei “deve”, in pratica vanno fatti dei controlli per assicurarci che le attività siano state svolte secondo le regole stabilite.

Quindi vanno definite, frequenze-responsabilità-criteri, vanno ricordati i controlli, vanno previsti i sistemi di registrazione e bisogna assicurarsi che non ci siano “buchi”.

Anche in aree dove normalmente i sistemi di gestione non arrivano, come l’amministrazione, ci sono moti controlli periodici che vanno fatti (scadenze di tutti i tipi e check list per gestirle).

Il modulo permette di:

• Immaginare un nuovo modo di affrontare la gestione delle regole e dei loro controlli;
• Vedere strumenti e approcci innovativi che rivoluzionano il modo di fare sistemi di gestione.

I modelli che abbiamo sperimentato e che condivideremo sono velocemente applicabili, permettono di avere un quadro pratico e utile anche se meno analitico. Sono metodologie utilizzate da tempo, funzionano e ve lo faremo vedere.

Lo strumento usato è TaskOne, fa parte dei tool sviluppati insieme alla software house Analysis Srl con la quale collaboriamo condividendo la passione e la continua ricerca di innovazioni pratiche per le PMI.

Il modulo risponde alle seguenti domande:

Quali sono i controlli che assorbono tempo al personale d’ufficio?
Come ci assicuriamo l’esecuzione dei controlli?
Quanto siamo sicuri che siano stati fatti tutti i controlli?
Come ci assicuriamo degli esisti dei controlli?
Come facciamo a conservare e reperire in modo agevole le evidenze dei controlli?

Sono domande che gli imprenditori e gli addetti ai lavori si pongono spesso ed è difficile rispondere in modo concreto senza imbarcarsi in progetti costosi e complessi.

Normalmente con i sistemi di gestione e con i modelli 231/01 come funziona?

• si redigono delle procedure (cosa va fatto)
• si definiscono delle responsabilità (chi deve farlo)
• si sviluppano istruzioni (quando e come farlo)
• poi ci si deve preoccupare del come lo si controlla
• quindi si fanno altre istruzioni
• altri moduli e responsabilità

Esiste un modo diverso?

Si, ed è lo scopo dell’incontro. Mostrare ai partecipanti approcci e strumenti che servono per rivoluzionare e cambiare il paradigma del controllo burocratico gestito “a spingere”.

In pratica:

–  Condivideremo un sistema, pratico e veloce, per definire un metodo di controllo organizzativo;
–  Spiegheremo le differenze tra i sistemi “classici” e il nuovo approccio
–  Mostreremo un caso d’uso completo pensato per il mondo della sicurezza e i modelli 231/01;
–  Forniremo un tool in Excel per “allenarsi” sui concetti spiegati e creare le basi del proprio sistema di controllo organizzativo

Destinatari: Imprenditori, manager responsabili dell’organizzazione, direzioni e responsabili qualità-sicurezza-ambiente, organismi di vigilanza, amministrativi e revisori.